80% những điều chúng ta làm là vô nghĩa. 20% nỗ lực của chúng ta sẽ đem lại 80% kết quả. Pareto là quy tắc dựa trên ý tưởng cho rằng 80% kết quả đầu ra của mọi người được tạo ra từ 20% nỗ lực. Nó có thể là thước đo giúp xác định đâu là nơi nên dồn hết nỗ lực vào để tăng năng suất và hiệu suất làm việc. Cùng CareerBuilder.vn khám phá xem 20% đó đang nằm ở đâu và chủ động cải thiện để làm việc hiệu quả hơn bạn nhé!

Hầu hết mọi người sẽ làm việc 5 ngày một tuần. Nhưng có lẽ có đến 4 ngày trong số này chúng ta chỉ tạo ra 20% kết quả cần có và rồi với một ngày còn lại, chúng ta sẽ tự vùi mình trong núi công việc nhằm hoàn tất 80% kết quả cho tuần đó. Nếu có thể phân tích cụ thể ngày làm việc tốt nhất đó và biến tất cả những ngày còn lại trở nên hiệu quả như vậy thì sẽ rất tuyệt vời. Tin vui là theo quy tắc Pareto, bạn có thể làm được.

Quy tắc Pareto (hay còn được biết với tên gọi “Quy luật 80/20”) được nhà tư tưởng quản trị doanh nghiệp Joseph M. Juran đặt theo tên của nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto (1848 – 1923). Quy tắc này chỉ ra sự phân phối của cải không đồng đều nhưng có thể dự đoán trước của xã hội. 80% của cải và thu nhập được tạo ra và sở hữu bởi 20% dân số. Pareto đã giải thích được rằng làm thế nào mà 80% số đậu Hà Lan ông thu được là từ 20% số hạt đậu đã gieo. Nhưng Pareto còn vượt xa hơn những điều này, ông khẳng định rằng quy tắc của mình có thể áp dụng được ở mọi lĩnh vực.

Tóm tắt về quy tắc Pareto:

• 80% đầu ra chỉ đến từ 20% đầu vào
• 80% hậu quả chỉ đến từ 20% nguyên nhân
• 80% kết quả của bạn chỉ đến từ 20% nỗ lực và thời gian của bạn
• 80% lợi nhuận của công ty chỉ đến từ 20% sản phẩm và khách hàng

Nếu áp dụng quy tắc này vào xem xét những thất bại của riêng mình – bất kể chúng là gì – có thể bạn sẽ nhận ra một số điều quan trọng rằng:

Thực hành là cách tốt nhất để bắt đầu sử dụng quy tắc Pareto

Bạn có thể kiểm tra được những trải nghiệm thất bại hoặc vấn đề của mình bằng cách sử dụng quy tắc Pareto và hỏi những câu sau:

• Đâu là 20% nỗ lực hiện tại đang mang về 80% kết quả mong muốn và niềm vui?
• Đâu là 20% nỗ lực hiện tại đang tạo ra 80% rắc rối và cảm giác không vui?

Đừng đoán bừa hay vội đưa ra những kết luận đơn giản. Hãy lên lịch cụ thể để nhìn nhận tổng quan, đánh giá từng giờ từng phút bạn đã thực sự sử dụng mỗi tuần. Sau đó, xem lại từng nhiệm vụ đã thực hiện và thời gian bạn dành cho nó – sử dụng hai câu hỏi nêu trên để xem xét hành động trong ngữ cảnh phù hợp.

Có thể bạn phải mất kha khá thời gian để thực hiện toàn bộ quy trình này. Và bạn hẳn sẽ thấy “đau lòng” khi nhận ra mình đã phí phạm quá nhiều thời gian vào những việc chẳng mang lại kết quả tích cực hay niềm vui nào cá. Mặc dù vậy, hãy nghĩ theo hướng khác. Dù không thể quay về quá khứ và giành lại khoảng thời gian đã mất cho các công việc cũ, nhưng khoảng thời gian bạn “cứu vớt” lại được bằng cách áp dụng quy tắc Pareto sẽ mang đến cho bạn nhiều năng lướng sống hơn trong tương lai.

Hai mục tiêu song song khi bạn vận dụng quy tắc Pareto:

• Làm nổi lên sự thiếu hiệu quả để loại bỏ nó
• Làm nổi lên những điểm mạnh mà bạn có thể sử dụng để tạo ra nhiều giá trị hơn

Trong một số trường hợp, Pareto sẽ giúp bạn xác định được các mục tiêu có sự đóng góp rất nhỏ vào mục tiêu chung, vậy nên cơ bản là bạn có thể bỏ qua nó.

Ví dụ, bạn nhận thấy rằng sẽ là sự lãng phí rất lớn nếu mình cứ dành hết 4 giờ mỗi ngày để trả lời các email, trong khi có thể cắt giảm thời gian đó xuống còn 1 giờ mỗi ngày và cắt ngắn luôn độ dài của nội dung email phản hồi. Yêu cầu trả lời email là quan trọng, nhưng nó không quan trọng đến mức chiếm hết 50% thời gian làm việc mỗi ngày.

Thay vào đó, bạn nên xác định và tập trung năng lượng vào 20% những hoạt động có thể tạo ra kết quả, hỗ trợ bạn tăng tốc hướng đến mục tiêu. Quy tắc Pareto cũng phản ánh sự khác biệt giữa hiệu suất (efficiency) và hiệu quả (effectiveness) giúp bạn ưu tiên tập trung vào những thứ thực sự ý nghĩa. Như chuyên gia tư vấn Peter Drucker đã nói, “hiệu suất là làm đúng mọi thứ, còn hiệu quả là làm những thứ đúng”.

Áp dụng quy tắc Pareto ra sao khi bạn theo chủ nghĩa hoàn hảo

Bạn sẽ thấy rằng mình cũng từng nhiều lần dành hết 80% thời gian làm việc chỉ để tập trung chuẩn bị một bài thuyết trình. Nếu việc bán hàng đó là tối quan trọng, có thể dẫn đến một hợp đồng mua bán lớn cho công ty thì bạn đã làm điều đúng đắn.

Chúng ta nên ủng hộ cho những suy nghĩ hướng đến sự hoàn hảo và tinh thần làm việc nỗ lực đạt mục tiêu. Vì thế, trái với quan điểm phản đối, việc dồn rất nhiều thời gian chỉ cho một nhiệm vụ không phải lúc nào cũng có nghĩa là bạn đặt nỗ lực sai chỗ. Tuy nhiên, nên nhớ rằng, những cố gắng và sự chăm chỉ đó phải được áp dụng vào đúng nhiệm vụ. Bạn chỉ nên tập trung vào các mục tiêu tạo ra năng suất và có ý nghĩa.

Như David Heinemeier Hansson, tại Rework, đã nói: “Những người nghiện việc không thực sự hoàn thành được nhiều hơn những người không nghiện việc. Họ có thể nhận mình là người cầu toàn, nhưng đôi khi điều đó chỉ có nghĩa là họ đã lãng phí thời gian để sửa chữa những chi tiết không quan trọng thay vì nhanh chóng chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.”

Cách phù hợp để người theo chủ nghĩa chống hoàn hảo áp dụng quy tắc Pareto

Đôi khi, công việc chỉ cần được hoàn thành. Đôi khi, cũng có những nhiệm vụ cần được thực hiện dù rằng bạn xác định rằng chúng không nằm trong danh sách 20% nỗ lực mang lại 80% kết quả.

Lấy ví dụ với một người làm việc công việc theo hợp đồng cộng tác hoặc tự do (như freelancer). Khi đó, bạn sẽ có vài vấn đề về mặt hành chính và giấy tờ cần giải quyết. Bạn phải chắc chắn rằng mình đã thanh toán hết các hoá đơn tiền thuê chỗ ngồi hoặc kết nối internet.

Jason Fried, ở Rework, khuyên rằng: “Hãy tìm một giải pháp uyển chuyển (judo solution) có thể giúp bạn tạo ra hiệu suất tối đa với nỗ lực tối thiểu. Khi giải pháp đủ tốt để bạn hoàn thành công việc, hãy thực hiện nó!”

Trong trường hợp này, người làm việc tự do hãy cố gắng ngồi xuống và thực hiện nhanh nhất có thể những công việc hành chính nhàm chán mỗi tháng một lần, để rồi sau đó, bạn có thể thoải mái tập trung hết sức vào những thứ mình cho là quan trọng.

Lời kết

Quy tắc Pareto là ý tưởng cho rằng 20% nỗ lực của chúng ta có thể mang lại 80% phần thưởng. Đây là quy tắc có thể áp dụng cho bất kỳ lĩnh vực công việc nào, từ thiết kế, bán hàng đến quản lý nhân sự. Nó cũng có thể được áp dụng vào cuộc sống thực: 20% thời gian giải trí của bạn sẽ cho thấy 80% mức độ hạnh phúc.

Nếu có thể xác định đúng 20% các yếu tố sẽ tạo ra kết quả tốt hoặc niềm vui, bạn có thể dồn nhiều thời gian hơn cho những việc đó để nhận được “phần thưởng” lớn hơn. Đồng thời, cũng vận dụng nguyên tắc này, bạn hoàn toàn có thể cắt giảm nhiều sự lãng phí, bằng cách tập trung loại bỏ những hoạt động chiếm 80% thời gian và nỗ lực nhưng chỉ tạo ra 20% kết quả.

>>> Xem ngay Việc tốt - Lương cao tại Hồ Chí Minh

(Nguồn ảnh: Internet)